Một hệ thống sổ tốt giúp chủ doanh nghiệp biết tiền đang ở đâu, khách hàng còn nợ bao nhiêu, hàng tồn có khớp thực tế và hoạt động nào đang tạo lợi nhuận. Nếu sổ chỉ được lập vào cuối kỳ để hoàn thành tờ khai, thông tin thường đến quá muộn cho việc quản trị.
Doanh nghiệp nhỏ không nhất thiết phải tạo quá nhiều biểu mẫu, nhưng mọi nghiệp vụ cần đi qua một luồng rõ ràng từ chứng từ gốc đến sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Mỗi số liệu trên báo cáo phải truy ngược được về giao dịch, người phê duyệt và bằng chứng liên quan.
Trước khi chọn phần mềm, doanh nghiệp nên xác định nhu cầu quản trị, số lượng tài khoản ngân hàng, kho, điểm bán, dự án và nhân sự tham gia. Phần mềm chỉ hỗ trợ quy trình; nó không thay thế việc phân công trách nhiệm và kiểm soát dữ liệu.