Quyết toán cuối năm nên được xem là một dự án có kế hoạch, người phụ trách và mốc kiểm soát, không phải một công việc bắt đầu khi sắp đến hạn nộp. Doanh nghiệp càng nhiều giao dịch, kho, dự án hoặc nhân sự thì càng cần chốt lịch sớm.
Kế hoạch nên liệt kê từng phân hệ cần rà soát, dữ liệu đầu vào, người cung cấp, người kiểm tra và ngày hoàn thành nội bộ. Những khu vực có lịch sử sai sót như công nợ, kho, chi phí dịch vụ, giao dịch với bên liên quan hoặc lương thưởng cần được ưu tiên.
Trước ngày khóa sổ, kế toán gửi danh sách chứng từ còn thiếu cho từng bộ phận và báo cáo quản lý các khoản có nguy cơ không hoàn tất. Việc minh bạch sớm giúp doanh nghiệp quyết định cách xử lý thay vì bị động điều chỉnh vào phút cuối.